La comunicación entre departamentos de una
empresa
La comunicación es una de las funciones organizacionales que ayuda
a una empresa a mantenerse eficiente y productiva. Una de las formas más importantes
de la comunicación organizacional es la comunicación entre departamentos,
indica el Instituto para las Relaciones Públicas. La importancia de la
comunicación entre los diferentes departamentos de una organización se hace más
evidente cuando la comunicación se rompe.
Confianza
La comunicación precisa y eficiente entre los departamentos
construye confianza dentro de la organización. Cuando los departamentos confían
entre sí para ofrecer información precisa, esto elimina la etapa de
verificación de datos adicional que puede ralentizar la productividad.
Servicio al
cliente
Cuando la comunicación entre los departamentos es mala, el
servicio al cliente puede verse afectado. Cuando los departamentos de tu
empresa están compartiendo información de manera eficiente, los clientes pueden
ser atendidos adecuadamente eso y mejora el servicio al cliente.
Eficiencia
Si tu departamento de ventas pierde negocios porque el grupo de
fabricación no estaba al tanto de un aumento de la demanda de productos,
entonces tu empresa sufre una pérdida de ingresos. El intercambio preciso de
información entre departamentos mejora la capacidad para cumplir con las
proyecciones de ventas, para lograr llevar el producto a los puntos de
distribución y tener contratos y documentos revisados por las personas
adecuadas.
Conflictos
Una ruptura en la comunicación en cualquier punto de la
organización puede dar lugar a conflictos. Cuando
los departamentos participan en el conflicto, la productividad de toda la
organización se ve afectada.
Solución
Siguiendo el modelo anglosajón, en España han sido muchas las
empresas que en los últimos años han implantado programas de team building con
el objetivo de mejorar las relaciones entre los miembros de un mismo equipo.
Sin embargo, son muy pocas las que han prestado esa misma
atención a fomentar la cooperación entre los diferentes departamentos –bridge
building-, lo que conlleva una pérdida del potencial de ventas y una limitación
en su capacidad de innovación. Y es que la diversidad, junto con la confianza y
la colaboración, son claves para que una empresa pueda avanzar de forma
efectiva.
Existen formas sencillas de fomentar la interacción entre los
empleados de diferentes departamentos y evitar que estos sean como
compartimentos estancos ajenos a lo que sucede a su alrededor. Lo único que se
necesita es tiempo y un poco de imaginación para encontrar esas dinámicas que
permitirán que, por ejemplo, un empleado de marketing se relacione con un
técnico de la empresa, y que ese contacto no se produzca solo en casos “de
emergencia” cuando hay algo que no funciona.
Una forma sencilla de hacerlo podría ser redistribuir o reducir
el número de máquinas de café presentes dentro de la compañía o ampliar las
mesas de la cantina para que cada una de ellas pueda acoger a más personas.
Otra solución posible es el llamado job rotation, en el que un empleado pasa a
realizar durante tres semanas el trabajo y las tareas de otro miembro de la
empresa.
Se trata, en definitiva, de buscar la manera de crear espacios
que faciliten la relación y la comunicación entre personas que de otro modo no
interactuarían. Antes de seguir adelante, sin embargo, profundicemos un poco
más en estas ideas con ejemplos prácticos.
A
mi parecer la falta de comunicación en las empresas crea un ambiente tenso, lo
que hace que los trabajadores no se desempeñen de una buena manera. La solución
que han propuesto varias empresas me pareció creativa, ya que puede ser que uno
piense que ese tipo de soluciones son absurdas, pero en realidad cuando uno las
pone en práctica se da uno cuenta que en realidad funcionan y esto será en
beneficio para la compañía y en un mejor rendimiento laboral, individual y
grupal.
Bibliografía
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